5 folyamat, amit minden KKV automatizálhat ma
Az automatizáció nem luxus – ma már minden méretű vállalkozás számára elérhető. Íme 5 folyamat, amit akár ma elkezdhetsz automatizálni, minimális befektetéssel.
1. Számlázás és fizetési emlékeztetők
A probléma
Hányszor felejtettél el számlát kiállítani? Hány ügyfeled fizetett késve, mert nem kapott emlékeztetőt?
Az automatizáció
- Automatikus számlakiállítás a megrendelés után
- Fizetési emlékeztetők 3, 7, 14 nap után
- Köszönő e-mail sikeres fizetés után
Eszközök
- Számlázz.hu + Make.com integráció
- Stripe automatikus e-mailek
- Billingo API
Megtakarítás: Heti 2-3 óra adminisztráció
2. E-mail kezelés és válaszok
A probléma
A legtöbb beérkező e-mail hasonló kérdéseket tartalmaz. Mégis minden egyes választ kézzel írsz.
Az automatizáció
- Automatikus válasz gyakori kérdésekre
- E-mailek kategorizálása témák szerint
- Továbbítás a megfelelő kollégának
Eszközök
- Gmail + Make.com
- ChatGPT API válaszgenerálásra
- Notion/Airtable e-mail nyilvántartás
Megtakarítás: Napi 30-60 perc
3. Ügyfélkövetés (CRM)
A probléma
Excel táblában nyilvántartod az ügyfeleket? Elfelejted, kit mikor kell felhívni?
Az automatizáció
- Automatikus emlékeztetők follow-up hívásokra
- Lead scoring – ki a legérdekeltebb?
- Pipeline frissítés e-mail/hívás alapján
Eszközök
- Notion CRM template
- Airtable + automatizációk
- HubSpot ingyenes verzió
Megtakarítás: Heti 3-4 óra + kevesebb elvesztett ügyfél
4. Riportolás és dashboardok
A probléma
Minden héten órákat töltesz Excel riportok készítésével. A vezetőség mindig más adatot kér.
Az automatizáció
- Automatikus adatgyűjtés különböző forrásokból
- Heti/havi riport e-mailben
- Élő dashboard valós idejű adatokkal
Eszközök
- Google Sheets + Looker Studio
- Notion dashboardok
- Make.com adatszinkron
Megtakarítás: Heti 2-4 óra riportkészítés
5. Időpontfoglalás
A probléma
Oda-vissza e-mailezés időpontegyeztetésre. "Jó lenne kedden?" – "Sajnos nem érek rá..." – végtelen ciklus.
Az automatizáció
- Online foglalási naptár – az ügyfél maga választ időpontot
- Automatikus emlékeztető a találkozó előtt
- Google Calendar szinkron
Eszközök
- Calendly (ingyenes verzió is van)
- Cal.com (open source alternatíva)
- Google Calendar beépített foglalás
Megtakarítás: Találkozónként 5-10 perc e-mailezés
Hogyan kezdj bele?
1. lépés: Válassz EGY folyamatot
Ne akarj mindent egyszerre. Válaszd azt, ami a legtöbb időt viszi el.
2. lépés: Próbáld ki az eszközöket
A legtöbb no-code eszköznek van ingyenes verziója. Próbáld ki, mielőtt fizetsz.
3. lépés: Mérd az eredményt
Vezesd, mennyi időt spórolsz. Ha nem méred, nem tudod, megérte-e.
4. lépés: Bővítsd fokozatosan
Ha az első automatizáció működik, jöhet a következő.
Összegzés
| Folyamat | Megtakarított idő/hét | Nehézség | |----------|----------------------|----------| | Számlázás | 2-3 óra | Közepes | | E-mail kezelés | 3-5 óra | Könnyű | | CRM | 3-4 óra | Közepes | | Riportolás | 2-4 óra | Haladó | | Időpontfoglalás | 1-2 óra | Könnyű |
Összesen: akár heti 10-15 óra megtakarítás!