A probléma
Egy webshop rendeléskezelése egyszerűnek tűnik, amíg kicsi a forgalom. De amint naponta több tucat rendelés érkezik, a manuális munka gyorsan elszabadul: ki kell deríteni ki fizetett, ki nem, melyik rendelést ki csomagolja, kit kell értesíteni.
A Mindwell webshopnál pont ez volt a helyzet. A csapat napi szinten órákát töltött azzal, hogy kézzel kezelte a rendeléseket. Shoprenter, Airtable, email, telefonhívások. Minden szétszórva.
A megoldás: 11 összekapcsolt n8n workflow
Nem egy nagy rendszert építettünk, hanem sok kicsi, jól definiált workflow-t, amik együtt dolgoznak.
Rendelés routing
Amikor egy rendelés beérkezik a Shoprenteren, a rendszer automatikusan megvizsgálja:
- Fizetési mód: banki átutalás vagy utánvét?
- Szállítási mód: személyes átvétel vagy futár?
- Termék típus: melyik raktárból kell csomagolni?
Ezek alapján a rendelés automatikusan a megfelelő státuszba kerül. Nincs emberi döntés, nincs hiba.
Videó termékek értékesítése
A Mindwell videó tartalmakat is árul a webshopján. Itt az automatizáció különösen látványos:
- A videót feltöltik Google Drive-ra
- A rendszer naponta ellenőrzi az új videókat
- Vásárláskor automatikusan feltölti Cloudflare-re
- Generál egy egyedi lejátszási linket
- Emailben elküldi a vevőnek
- 30 nap után automatikusan lejár és törlődik
Közben emlékeztetőket küld lejárat előtt 7 és 2 nappal. Ha valami hiba van, a csapat Telegramon kap értesítést.
Airtable szinkron
Minden rendelés, ügyfél és tétel automatikusan megjelenik Airtable-ben. A csapat itt látja az összes teendőt, a rendelések státuszát, és az ügyfelek előzményeit.
Az eredmény
- 0 perc manuális munka rendelésenként
- 11 workflow dolgozik nonstop
- 30+ automatizált lépés minden egyes rendelésnél
Tech stack
- n8n: az összes automatizáció motorja
- Shoprenter: webshop platform, webhook események
- Airtable: központi adatbázis és feladatkezelés
- Cloudflare Stream: videó tárolás és streamelés
- AWS SES: email értesítések
- Docker: videó feltöltő service
Tanulság
Nem kell mindent egyszerre automatizálni. A Mindwell rendszert is lépésenként építettük: először a rendelés routing, aztán a videó értékesítés, végül az Airtable szinkron. Minden lépés önmagában is értéket adott.